Abstrak
Laporan ini menyajikan hasil perancangan
sistem informasi untuk mengatasi inefisiensi operasional dan permasalahan
distribusi yang kompleks pada pangkalan minyak tanah. Pendekatan perancangan
menggunakan model Waterfall untuk memastikan analisis kebutuhan fungsional dan
non-fungsional yang mendalam, serta perancangan arsitektur sistem yang
terstruktur. Permasalahan utama yang teridentifikasi adalah lambatnya proses
manual yang rentan terhadap kesalahan, seperti pencatatan transaksi dan
manajemen stok yang tidak akurat, serta kurangnya transparansi informasi yang
berkontribusi pada persepsi kelangkaan di tingkat masyarakat.
Sistem yang diusulkan terdiri dari
platform berbasis web untuk administrasi dan pelaporan pangkalan, serta
aplikasi seluler berbasis Android untuk pelanggan, yang memungkinkan pemesanan
dan pengecekan jadwal pasokan secara real-time. Untuk mencapai efisiensi
pengembangan, direkomendasikan penggunaan framework cross-platform
seperti Flutter yang memungkinkan pengembangan dengan satu basis kode (single codebase
) untuk kedua platform.
Bab I:
Pendahuluan
Latar
Belakang dan Konteks Masalah
Minyak tanah, meskipun penggunaannya telah
digantikan secara luas oleh gas LPG, tetap memegang peran krusial, terutama di
daerah-daerah yang belum terjangkau oleh program konversi atau bagi
sektor-sektor industri tertentu. Distribusi minyak tanah di Indonesia
seringkali menghadapi tantangan sistemik yang kompleks, bukan hanya terbatas
pada masalah operasional di tingkat pangkalan. Hasil analisis menunjukkan bahwa
kelangkaan minyak tanah adalah isu nasional yang dipicu oleh beberapa faktor,
salah satunya adalah penyelewengan akibat disparitas harga yang signifikan
antara minyak tanah bersubsidi dan non-subsidi, yang dapat mencapai Rp 6000 per
liter.
Di samping itu, masalah distribusi yang
tidak merata memperparah kondisi kelangkaan di daerah pinggiran. Banyak desa di
beberapa kecamatan, seperti di Kabupaten Sikka, tidak memiliki pangkalan minyak
tanah, memaksa warga mencari pasokan melalui cara-cara alternatif, bahkan
beralih kembali ke kayu bakar.
Identifikasi
Masalah pada Proses Manual
Proses operasional di pangkalan minyak
tanah saat ini masih didominasi oleh metode manual, yang menimbulkan sejumlah
hambatan signifikan. Berdasarkan observasi, proses pemesanan seringkali
dilakukan secara manual melalui komunikasi lisan seperti telepon atau pesan
WhatsApp.
Selain itu, manajemen jadwal pasokan dan
stok juga tidak terstruktur. Informasi mengenai ketersediaan stok atau jadwal
pengiriman dari agen tidak tercatat secara real-time, sehingga sulit bagi
pangkalan untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan. Pangkalan
masih menggunakan logbook fisik untuk mencatat penyaluran minyak tanah,
termasuk nama konsumen, alamat, dan jumlah yang diterima.
Tujuan
Perancangan Sistem
Berdasarkan
analisis permasalahan di atas, tujuan perancangan sistem informasi ini adalah
sebagai berikut:
1.
Mengotomatisasi
Proses: Mengubah proses penjadwalan
pasokan dan transaksi pemesanan dari manual menjadi terkomputerisasi untuk
meningkatkan kecepatan dan efisiensi.
2.
Menyediakan
Informasi Real-Time: Memberikan informasi
mengenai ketersediaan stok dan jadwal pasokan secara real-time kepada
pelanggan dan petugas pangkalan.
3.
Meningkatkan
Efisiensi dan Akurasi: Meminimalkan
kesalahan pencatatan data dan transaksi melalui sistem yang terintegrasi, yang
pada akhirnya meningkatkan akurasi data dan pelayanan pelanggan.
4.
Menyediakan
Alat Pelaporan: Membangun alat pelaporan
yang dapat digunakan oleh pemilik pangkalan untuk memantau penjualan, stok, dan
kinerja operasional guna mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
Bab II:
Tinjauan Pustaka dan Analisis Proses Bisnis
Konsep
Dasar
Perancangan ini didasarkan pada beberapa
konsep fundamental. Sistem Informasi Manajemen
adalah sebuah sistem yang bertujuan untuk menghasilkan informasi yang mudah
dipahami oleh penerima, memungkinkan pemilik perusahaan untuk mengetahui
perkembangan finansial dan membuat keputusan serta strategi bisnis yang kuat.
E-Commerce didefinisikan sebagai transaksi jual beli yang dilakukan
secara daring. Dalam konteks pangkalan minyak tanah, ini adalah interaksi
antara pangkalan (bisnis) dengan pelanggan (konsumen) dalam model B2C
(Business-to-Consumer) yang membutuhkan sistem keamanan data dan pembayaran
yang canggih untuk melindungi konsumen.
Manajemen Logistik dan
Inventaris mencakup semua aktivitas yang
berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan, dan pengiriman barang ke konsumen
akhir.
Studi
Kasus Relevan
Studi kasus tentang sistem informasi
manajemen distribusi gas LPG bersubsidi pada PT. Andalan Putra Jambi memberikan
model acuan yang sangat relevan. Perusahaan tersebut menghadapi masalah serupa,
seperti pencatatan transaksi di Microsoft Excel yang menyebabkan informasi
lambat dan kesulitan dalam perencanaan distribusi.
Selain itu, studi kasus pengembangan
aplikasi pengelolaan penyimpanan dan distribusi barang di PT. Harrasima
Inventory Logistic juga menunjukkan bahwa beralih dari sistem manual ke sistem
berbasis web dapat mengatasi inefisiensi dan memungkinkan pemangku kepentingan
untuk melihat ketersediaan stok secara real-time.
real-time, yang mempermudah penjadwalan.
Analisis
Proses Bisnis Pangkalan Minyak Tanah (Saat Ini)
Proses bisnis di pangkalan minyak tanah
saat ini melibatkan serangkaian tahapan yang sebagian besar dilakukan secara
manual. Proses ini dimulai dari penerimaan pasokan dari agen, di mana jadwal
dan jumlah pasokan dicatat secara manual.
Secara hukum, pangkalan minyak tanah
diwajibkan untuk memiliki Izin Pangkalan Minyak Tanah, yang berlaku selama 5
tahun dan wajib didaftar ulang setiap 1 tahun.
bottleneck dalam rantai pasokan di tingkat lokal. Ketidakmampuan
pangkalan untuk memberikan informasi yang transparan dan akurat kepada publik
secara langsung berkontribusi pada ketidakpercayaan dan persepsi kelangkaan.
Solusi yang diusulkan akan secara efektif menghilangkan bottleneck ini.
Tabel
Analisis Perbandingan Proses
Tabel
berikut menyajikan perbandingan antara proses manual yang ada saat ini dengan
proses yang akan berjalan setelah implementasi sistem informasi yang diusulkan.
Aspek |
Kondisi
Manual (Sebelum) |
Kondisi
Sistem Informasi (Sesudah) |
Pencatatan Transaksi |
Dilakukan secara manual di buku logbook |
Terkomputerisasi dan terpusat dalam database |
Ketersediaan Stok |
Informasi tidak real-time, sulit dipantau secara akurat, dan tidak
dapat diakses oleh pelanggan. |
Stok diperbarui secara real-time dan dapat dilihat oleh pelanggan melalui
aplikasi. |
Pelayanan Pelanggan |
Pelanggan harus datang langsung atau menelepon |
Pemesanan dapat dilakukan secara online |
Pelaporan |
Pembuatan laporan penjualan harian/bulanan membutuhkan
waktu dan usaha manual. |
Laporan dibuat secara otomatis dan instan, menyediakan
data yang akurat untuk analisis. |
Efisiensi Waktu |
Proses lambat dan membutuhkan banyak sumber daya
manusia untuk mendata transaksi dan mengumpulkan informasi. |
Proses input dan pencarian data menjadi lebih cepat,
menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. |
Akurasi Data |
Kualitas data rendah, seringkali tidak valid, dan tidak
dapat digunakan sebagai bahan evaluasi yang andal. |
Data valid dan akurat, dapat diandalkan untuk evaluasi
dan strategi bisnis. |
Bab III:
Analisis dan Perancangan Sistem
Metodologi
Perancangan Sistem
Metodologi yang digunakan dalam
perancangan sistem informasi ini adalah Waterfall Model.
Pendekatan ini dipilih karena karakteristiknya yang sistematis dan sekuensial,
sangat cocok untuk proyek yang memiliki kebutuhan yang jelas dan terdefinisi di
awal.
Kebutuhan
Fungsional Sistem (Functional Requirements)
Kebutuhan fungsional adalah inti dari
sistem yang dirancang, mendefinisikan apa yang harus dapat dilakukan oleh
sistem untuk memenuhi tujuan bisnis.
·
Untuk
Administrator Pangkalan (Web-based System):
o Manajemen Stok: Sistem harus mampu mengelola data stok masuk dari agen
dan stok keluar (penjualan). Admin dapat mencatat persediaan cadangan untuk
memenuhi kebutuhan konsumen yang tiba-tiba.
o Manajemen Jadwal: Admin dapat menginput jadwal pasokan minyak tanah yang
diterima dari agen dan menyiarkannya ke aplikasi pelanggan.
o Manajemen Transaksi: Sistem harus memfasilitasi pencatatan transaksi
penjualan, baik dari pemesanan online maupun penjualan langsung, dan mengelola
riwayat transaksi.
o Manajemen Pengguna: Admin dapat mengelola data pelanggan dan petugas
pangkalan, termasuk hak akses yang berbeda.
o Manajemen Laporan: Sistem harus dapat menghasilkan laporan penjualan
harian, mingguan, dan bulanan, serta laporan stok dan keuangan secara otomatis.
·
Untuk
Pelanggan (Android App):
o Registrasi dan Otentikasi: Pelanggan dapat mendaftar dan masuk ke akun mereka.
o Pengecekan Jadwal dan Stok: Pelanggan dapat melihat jadwal pasokan terbaru dan
ketersediaan stok secara real-time.
o Pemesanan Online: Pelanggan dapat memesan minyak tanah dengan memasukkan
jumlah yang diinginkan.
o Status Pesanan: Pelanggan dapat melacak status pesanan mereka, mulai
dari diproses, selesai, hingga dibatalkan.
o Riwayat Transaksi: Pelanggan dapat melihat kembali riwayat pembelian
mereka.
Kebutuhan
Non-Fungsional Sistem (Non-Functional Requirements)
Kebutuhan non-fungsional adalah properti
perilaku sistem yang menentukan kualitas dan keberhasilannya dalam jangka
panjang.
·
Keamanan
Data dan Integritas Transaksi: Sistem
harus mengimplementasikan enkripsi data untuk melindungi informasi sensitif
pelanggan, seperti kata sandi dan informasi pemesanan.
·
Performa
dan Skalabilitas: Sistem harus memiliki
performa yang optimal dan mampu menangani volume transaksi yang tinggi tanpa
mengalami penurunan kecepatan.
·
Kemudahan
Penggunaan (Usability): Antarmuka
pengguna harus sederhana, konsisten, dan intuitif agar mudah dipahami dan
digunakan oleh semua pengguna, termasuk pelanggan yang mungkin tidak terlalu
mahir teknologi.
·
Ketersediaan
(Availability): Sistem harus dapat
diakses kapan saja dan di mana saja, karena kegiatan operasional pangkalan bisa
berlangsung di berbagai lokasi dan kondisi.
Bab IV:
Pemilihan Teknologi dan Implementasi Teknis
Tinjauan
Teknologi Pengembangan Full-Stack
Sistem ini akan dibangun dengan arsitektur
full-stack, yang mencakup
pengembangan front-end, back-end, dan database. Untuk front-end, akan digunakan teknologi
web standar seperti HTML, CSS, dan JavaScript untuk menciptakan antarmuka
pengguna yang responsif.
back-end, bahasa pemrograman seperti PHP atau NodeJS sangat
ideal, dengan dukungan framework seperti
Laravel atau Next.js untuk mempercepat proses pengembangan.
Analisis
Komparatif Framework Cross-Platform
Karena perancangan ini mencakup sistem web
dan aplikasi Android, pengembangan dua aplikasi secara terpisah (secara native) akan memakan biaya dan
waktu yang signifikan. Solusi yang paling optimal adalah menggunakan framework cross-platform yang
memungkinkan pengembangan dari satu basis kode tunggal (single codebase
) untuk berbagai sistem operasi.
framework populer menunjukkan perbandingan sebagai berikut:
Aspek |
Flutter |
React
Native |
Ionic |
Bahasa Pemrograman |
Dart |
JavaScript |
HTML,
CSS, JavaScript |
Performa |
Sangat baik, mendekati performa native. |
Sangat baik, mendekati performa native. |
Kurang optimal untuk aplikasi berat. |
Waktu Pengembangan |
Cepat dengan fitur Hot Reloading. |
Cepat dengan fitur Hot Module Replacement. |
Cepat, solusi web-first. |
Biaya |
Relatif rendah karena efisiensi pengembangan. |
Rendah, sebagai open-source. |
Rendah, sebagai open-source. |
Ukuran Aplikasi |
Ukuran
file aplikasi cenderung lebih besar. |
Ukuran
lebih kecil karena menggunakan komponen native. |
Ukuran
lebih kecil. |
Komunitas |
Komunitas kuat dan didukung Google. |
Komunitas sangat besar dan didukung Facebook. |
Komunitas
besar, fleksibel. |
Rekomendasi
Teknologi untuk Sistem yang Diusulkan
Berdasarkan analisis komparatif, Flutter direkomendasikan sebagai framework utama untuk pengembangan
aplikasi pelanggan. Alasan utama pemilihan ini adalah kemampuannya untuk
menghasilkan performa yang mendekati aplikasi native dan efisiensi
pengembangan yang tinggi melalui Hot Reloading.
back-end berbasis PHP/NodeJS dan database MySQL akan menciptakan
sistem yang tangguh, efisien, dan skalabel.
Aspek
Keamanan Data dalam Pengembangan
Keamanan data adalah fondasi utama untuk
membangun kepercayaan pelanggan, yang merupakan aspek krusial dalam transaksi
online.
·
Enkripsi
Data: Data sensitif, seperti kata sandi
dan informasi pemesanan, harus dienkripsi untuk melindungi kerahasiaan dan
integritasnya.
·
Manajemen
Hak Akses: Penerapan hak akses berbasis
peran akan memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses
data tertentu.
·
Firewall
dan Pembaruan Berkala: Server dan
jaringan harus dilindungi oleh firewall untuk mencegah akses tidak sah.
Bab V:
Desain Antarmuka Pengguna (UI) dan Pengalaman Pengguna (UX)
Prinsip-Prinsip
Desain UI/UX yang Relevan
Desain antarmuka pengguna (UI) dan
pengalaman pengguna (UX) memegang peranan vital dalam keberhasilan sistem,
karena harus secara langsung mengatasi masalah yang dihadapi oleh pelanggan dan
petugas pangkalan dalam proses manual. Desain yang baik akan memfasilitasi alur
kerja yang efisien dan menciptakan pengalaman yang menyenangkan.
·
Berpusat
pada Pengguna (User-Centered): Desain
harus berfokus pada kebutuhan dan cara berpikir pengguna, baik pelanggan maupun
petugas pangkalan.
·
Kesederhanaan
dan Kecepatan: Antarmuka harus minimalis
dan lugas, dengan langkah-langkah yang seminimal mungkin untuk menyelesaikan
tugas-tugas umum seperti pemesanan.
·
Konsistensi: Semua elemen desain, seperti tombol, ikon, dan
terminologi, harus konsisten di seluruh aplikasi untuk menciptakan pengalaman
yang mudah dipelajari dan tidak membingungkan.
·
Visibilitas
dan Umpan Balik: Informasi penting,
seperti ketersediaan stok dan jadwal pasokan, harus ditampilkan dengan jelas.
Sistem harus memberikan umpan balik yang informatif kepada pengguna setelah
setiap tindakan, misalnya, pesan konfirmasi setelah pesanan berhasil.
Perancangan
Alur Pengguna (User Flow)
Alur
pengguna dirancang untuk menyederhanakan interaksi utama bagi setiap peran:
·
Alur
Pemesanan Pelanggan: Dimulai dari
halaman utama yang menampilkan jadwal dan stok, pelanggan memilih produk dan
jumlah, masuk ke halaman keranjang, melakukan checkout, dan
melihat status pesanan.
·
Alur
Manajemen Admin: Admin dapat masuk ke
dashboard, melihat laporan ringkasan, mengelola stok masuk, memperbarui jadwal,
dan memantau riwayat transaksi yang masuk.
Usulan
Rancangan Tampilan (Wireframe/Mockup)
Berikut
adalah usulan rancangan tampilan yang mengimplementasikan prinsip-prinsip
desain yang telah dibahas:
·
Halaman
Utama Pelanggan: Halaman ini akan
menjadi dashboard utama yang menampilkan
jadwal pasokan dari agen dan jumlah stok yang tersedia secara visual. Hal ini
akan mengatasi masalah kurangnya informasi yang transparan.
·
Halaman
Pemesanan: Form pemesanan yang sederhana
dengan validasi input untuk menghindari kesalahan.
·
Halaman
Riwayat Pesanan: Halaman ini menampilkan
daftar pesanan sebelumnya dengan detail seperti status, waktu pemesanan, dan
total transaksi.
·
Dashboard
Admin (Web): Dashboard ini akan
menyajikan data penjualan, stok, dan ringkasan pesanan dalam format yang mudah
dibaca dengan visualisasi data, membantu admin dalam analisis dan pengambilan
keputusan.
Bab VI:
Kesimpulan dan Rekomendasi
Kesimpulan
Perancangan Sistem
Perancangan sistem informasi jadwal dan
transaksi pemesanan minyak tanah ini adalah solusi komprehensif untuk mengatasi
inefisiensi yang melekat pada proses manual di pangkalan. Studi ini menunjukkan
bahwa proses manual saat ini, yang ditandai dengan pencatatan yang rentan
kesalahan dan kurangnya informasi real-time, tidak
hanya menghambat operasional pangkalan tetapi juga memperburuk masalah
distribusi yang lebih besar. Sistem yang diusulkan, yang dibangun di atas model
Waterfall, secara fundamental mengubah alur kerja dengan mengotomatisasi
transaksi dan manajemen stok. Desainnya yang berpusat pada pengguna dan
didukung oleh teknologi modern seperti Flutter, menjamin kemudahan penggunaan
dan performa yang optimal.
Manfaat
dan Dampak Sistem
Implementasi sistem ini akan memberikan
manfaat dan dampak signifikan, baik secara operasional maupun strategis. Secara
operasional, pangkalan akan merasakan peningkatan efisiensi yang substansial,
dengan proses input data dan pelaporan yang lebih cepat dan akurat.
Rekomendasi
untuk Penelitian dan Pengembangan Lebih Lanjut
Sistem yang
dirancang ini dapat menjadi fondasi yang kuat untuk pengembangan lebih lanjut.
Beberapa rekomendasi untuk penelitian dan pengembangan masa depan meliputi:
1.
Integrasi
Rantai Pasok: Mengintegrasikan sistem
pangkalan dengan sistem agen atau Pertamina untuk pasokan otomatis, yang
memungkinkan pangkalan untuk melacak pengiriman dari sumber secara real-time
dan mengelola inventaris secara lebih proaktif.
2.
Fitur
Pembayaran Digital: Menambahkan opsi
pembayaran digital untuk mempermudah transaksi dan mengurangi ketergantungan
pada uang tunai.
3.
Ekspansi
Produk: Mengembangkan sistem untuk
mengelola produk lain yang juga didistribusikan di pangkalan, seperti gas LPG
atau pelumas bekas, sesuai dengan jenis perizinan yang ada.
4.
Analisis
Keuangan: Melakukan studi kelayakan
ekonomi untuk memvalidasi keuntungan finansial dari investasi pada sistem ini,
termasuk analisis biaya produksi dan profitabilitas.
Post a Comment
Post a Comment